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Qualité et risques multi-référentiels

"La conception commune d’une offre de gestion qualité multi-référentiels avec la société VDoc"

Objet initial du partenariat

La Fondation Hopale a mis en œuvre fin 2010 une consultation pour une solution en capacité durable :

  • d’assurer la montée en charge de l’approche qualité à l’échelle non plus de chacun de ses établissements mais de l’ensemble de la Fondation,
  • de piloter et gérer efficacement le système de management de la qualité et de la sécurité,
  • d’améliorer le traitement des risques en réduisant leur nombre et leurs conséquences dans les établissements de santé sanitaires et médico-sociaux.

Dans un contexte de certification de son activité, la Fondation recherchait une offre évolutive et un partenaire attentif et réactif.

Pourquoi le partenariat ?

Après une consultation poussée des solutions sur le marché, c’est finalement un partenariat pilote avec la société VDoc qui a été retenu.

L’offre QSE Management est issue du monde industriel. Adossée à l’outil de communication intranet et à une GED, elle  portait un potentiel d’évolution et d’adaptation.  L’ambition était de construire une offre « prête à l’emploi » pour le monde de la santé. Ont ainsi été mis en œuvre :

  • un module intégré de gestion électronique des documents,
  • une gestion des risques (évènements indésirables et non conformités, alertes) et vigilances et sécurité sanitaire,
  • une gestion de l’analyse des modes de défaillance, de leurs effets et de leur criticité (Amdec, processus, HACCP,…),
  • une gestion, une planification et un suivi des projets, plans d’actions et décisions prises en revues et réunions avec envoi automatique d’e-mails aux responsables des actions,
  • une gestion des certifications et référentiels normatifs paramétrables (COFRAC, FAGERH, référentiels HAS, normes ISO, JCI, IIP,…),
  • une planification et un suivi d’audits internes et externes (EPP, RMM, Audits ciblés),
  • une gestion de l’écoute clients et des réclamations clients,
  • une gestion de l’analyse environnementale,
  • un reporting et un suivi d’indicateurs,
  • la possibilité d'administrer des questionnaires et sondages sur mesure,
  • un espace forum et communication sur la plate-forme,
  • une possibilité de questionnaire de satisfaction.

Les usages dépassent déjà le périmètre initial avec notamment, en Ressources Humaines, la dématérialisation des entretiens, de la fiche de mobilité.

L’avenir du partenariat

Les prochaines progressions s’inscrivent dans la poursuite du développement avec :

  • la mise en œuvre avec les établissements médico-sociaux du référentiel adapté,
  • d’autres usages métiers, le processus de mobilité interne,
  • le pilotage du portefeuille de projets stratégiques,
  • une recherche de rapprochement des documents de la GED avec les outils métiers.

A propos de Visiativ Software

Visiativ Software édite la plate-forme collaborative et sociale VDoc. L’application spécialisée QSE Management, construite sur la plate-forme VDoc, est une solution prête à l’emploi permettant un pilotage global du système de gestion de qualité de l’entreprise.

Avec  QSE Management, les entreprises disposent de tous les outils pour :

  • l’identification des risques et la gestion du Document Unique,
  • une liaison automatique des indicateurs avec les objectifs définis par la direction,
  • l’import des objectifs issus des exigences réglementaires,
  • la gestion des plans d’actions,
  • l’édition automatisée de tableaux de bords homogènes.

Plus d’information : www.vdocsoftware.com/qse